Percorriamo insieme, passo per passo, tutti i passaggi necessari per far acquisire validità di atto pubblico informatico a un contratto predisposto unicamente con modalità digitali. La normativa attuale consente, infatti, alle parti di richiedere, per ogni tipologia di contratto, che il notaio vi proceda, anziché mediante le ordinarie modalità formali, consistenti nella redazione e sottoscrizione di un documento cartaceo (con relativi allegati), con modalità esclusivamente informatiche.
La normativa in vigore dal 3 agosto 2010 prevede che tutti gli atti notarili possono essere anche informatici: con il decreto legislativo n. 110/2010 “Disposizioni in materia di atto pubblico informatico redatto dal notaio, a norma dell'articolo 65 della legge 18 giugno 2009, n. 69” (in G.U. n.166 del 19 luglio 2010), è stata prevista la possibilità di redigere atti pubblici in formato elettronico, nonché di sottoscrivere i medesimi atti e le scritture private utilizzando la firma digitale. Anche per tali atti rimane obbligatoria la presenza del notaio in occasione della apposizione della sottoscrizione con modalità digitali e la necessità che l’atto subisca tutti i controlli normali necessari per il suo perfezionamento.
Dal primo gennaio 2013 inoltre ai sensi del Decreto Legislativo 12 aprile 2006 n. 163 cd cosiddetto "Codice dei contratti pubblici", anche per gli appalti pubblici, la redazione è obbligatoriamente effettuata in modalità esclusivamente elettronica con Atto Pubblico Informatico.
Qui di seguito, quindi, forniamo le indicazioni utili a perfezionare un atto pubblico informatico in tutti quei casi in cui le parti contraenti siano già in possesso di una firma digitale o di una firma qualificata e il notaio non intenda utilizzare il software iStrumentum (che è il programma progettato da Notartel con il Settore Informatico del C.N.N. e sviluppato in collaborazione con Aruba, che permette di sottoscrivere un documento digitale).
Questa procedura è dunque percorribile con riferimento ad ogni atto che si intenda assumere in maniera esclusivamente informatica.
Le operazioni legate all’atto informatico riguardano sia la sua formazione come documento, sia l’apposizione delle firme digitali da parte dei contraenti e la chiusura da parte del notaio, sia infine la sua conservazione secondo le norme di legge.
La predisposizione del documento da firmare
Iniziamo dalle attenzioni che si devono porre con riguardo alla predisposizione del documento informatico da firmare.
Il primo passaggio riguarda, come nella norma degli atti notarili, la predisposizione del documento.
Il notaio deve predisporre (o far predisporre) il documento da leggere in un file e procede alla sua lettura alle parti che di norma avviene leggendo il testo riprodotto sullo schermo di un computer sotto il controllo del notaio. Durante la lettura vengono eventualmente effettuate tutte quelle ultime modifiche e correzioni che si rendessero necessarie.
Terminata la lettura occorre procedere a creare i file idonei per la loro sottoscrizione secondo legge.
Qualunque sia il formato utilizzato per la predisposizione inziale del testo dell’atto, formato che talvolta è direttamente quello proposto dalla casa di software che fornisce il servizio e l’assistenza allo studio notarile, occorre procedere a convertire questo formato nel formato PDF/A.
Tale conversione a volte avviene in maniera automatica, essendo questa procedura già inserita nei software notarili di gestione degli studi.
Qualora non ci si avvalga di una casa di software che fornisce il programma di conversione, e in ogni altro caso in cui il formato originale del documento letto, non contenga l’estensione PDF/A, la conversione può essere fatta avvalendosi direttamente delle opzioni di memorizzazione in tale formato del testo dell’atto, mediante il link “salva con nome”, oppure utilizzando uno dei sistemi di conversione online accessibili gratuitamente in numerosi siti (ad es.: https://smallpdf.com/it/convertitore-pdf; https://tools.pdf24.org/it/converti-in-pdf).
Il documento informatico avrà a questo punto una estensione PDF/A e sarà idoneo a raccogliere le firme.
Gli allegati
Qualora il documento informatico contenga degli allegati, dopo la loro lettura effettuata alle parti dal notaio (salvo che ne abbia avuto espressa dispensa), occorre anche per questi la loro riduzione in documenti informatici, aventi la medesima estensione di PDF/A di cui al punto precedente.
Sovente gli allegati sono forniti non direttamente in formato elettronico, ma la loro lettura avviene utilizzando degli originali cartacei.
In questo caso sarà necessario convertire tali documenti da cartacei ad elettronici (sempre in formato PDF/A) e pertanto dovranno essere scansionati e memorizzati (nel PC dello studio) nella medesima cartella dove è contenuto il documento originale; per comodità si consiglia di nominare tutti gli allegati con la medesima lettera di riferimento contenuta nell’atto (ad es.: “A”, “B” …), seguita dal numero di Repertorio.
Predisposizione di cartella contenitore
Giunti a questo punto, per facilitare le successive operazioni di firma e verifica, si suggerisce di aprire sul desktop del proprio computer, sul quale è installato il lettore di firme ed il relativo software, la cartella nella quale sono stati inseriti sia il documento (atto), dia tutti gli allegati, che risulteranno memorizzati con formato PDF/A.
Sarà quindi più facile andare a recuperare sia il file dell’atto, sia quelli dei singoli allegati.
Lettore di firma – chiavette autoinstallanti
Il computer utilizzato per effettuare l’intera operazione deve essere collegato con un lettore di firma; normalmente può utilizzarsi il medesimo lettore di firma che si usa per apporre la firma digitale sui documenti da inviare all’Agenzia delle Entrate (Unico) o al Registro delle Imprese.
Tale lettore di firma è idoneo a riconoscere anche le altre firme digitali o qualificate rilasciate dalle altre autorità di certificazione.
In tale lettore di firma vanno inserite le firme digitali o le firme elettroniche qualificate da parte di tutti i comparenti che devono sottoscrivere (digitalmente) l’atto e i documenti allegati.
Tuttavia a volte qualche cliente non è in possesso di un dispositivo di firma formato “smart card”, ma il certificato di firma è contenuto in una chiave USB autoinstallante.
In quest’ultimo caso occorre inserire la chiave USB del cliente in una porta idonea del computer utilizzato e poi lanciare un programma che viene proposto appena dopo inserita la chiave e che di norma ha una estensione finale .exe.
Questo meccanismo consente di aprire una tendina sullo schermo del computer, con visualizzati i link dove trascinare i vari file da firmare.
Il software di firma
L’apposizione della firma digitale prevede, in concreto, la creazione di un file che viene definito “busta crittografica”, il quale reca al suo interno: il documento originale, l’evidenza informatica della firma e la chiave per la sua verifica.
La chiave di verifica della firma è, a sua volta, contenuta nel certificato emesso a nome del soggetto sottoscrittore. Tale certificato presenta caratteristiche di autenticità che sono garantite da apposite “autorità di certificazione”, che in Italia sono quei soggetti che svolgono attività di certificatore accreditato, come previsto dall’art. 29, comma 1 del C.A.D.
In genere una firma digitale può essere posta attraverso diverse modalità ed avere, di conseguenza, diversi formati elettronici.
A questo proposito, i due formati principali di firma digitale risultano essere: il formato “CAdES” ed il formato “PAdES”.
Per quanto riguarda il primo dei due formati, il CAdES (acronimo per: Cryptographic message syntax Advanced Electronic Signatures), comporta che qualora la firma digitale venga apposta con questa modalità, il documento informatico firmato ed il file contenente la firma digitale sono entrambi inseriti in una “busta”. Tale file, contenente documento e firma, presenterà un’estensione di tipo .p7m e il suo contenuto sarà visualizzabile solo mediante l’impiego di un apposito software in grado di aprire il documento firmato. Qualora, invece, la firma digitale sia posta con modalità PAdES (acronimo per: Portable document format Advanced Electronic Signature) il documento informatico avrà una diversa estensione, cioè quella del formato .pdf, leggibile attraverso l’impiego dei comuni lettori disponibili per questo formato.
Al fine di poter sottoscrivere documenti con utilizzo della firma digitale occorre utilizzare un software specifico: e-Sign è il software elaborato da Notartel per la firma digitale, che consente di verificare firme digitali, di fare richiesta di Marca Temporale a una TSA (Time Stamping Authority), di cifrare e decifrare file.
Il software - con una semplice installazione - è predisposto per gestire le firme nei formati, fra l’altro, CAdES (CMS Advanced Electronic Signature) e PAdES (PDF Advanced Electronic Signature), per interfacciarsi con le diverse tipologie di formati per utilizzare diverse tecniche di imbustamento.
Questo software (e-Sign) è normalmente già installato sul computer che il notaio utilizza per apporre la propria firma digitale relativamente ai documenti da inviare con Unico o al Registro Imprese.
Prima di procedere ad acquisire le firme delle parti occorre fare attenzione che il programma e-Sign sia settato nel formato corretto che è quello indicato come “p7m/cades”.
A tal fine: aprire sul desktop del computer, dove risulta inserita la cartella contenente i file da firmare e che risulta anche collegato con un lettore di firma, il programma e-Sign.
Cliccare sul link “Strumenti”, poi sul link “Opzioni” ed infine sul link “Firma”.
Qui aprire il menu a tendina “Tipologia di firma predefinita” e impostare il formato “p7m/cades” qualora non risulti già indicato quest’ultimo.
Indi cliccare “Salva”.
La raccolta delle firme
A questo punto è tutto pronto per la sottoscrizione dell’atto da parte dei contraenti.
Le modalità di apposizione della firma, come già accennato poc’anzi, variano a seconda che la parte che sottoscrive sia in possesso di un certificato di firma contenuto in una “smart card”, ovvero se la firma è contenuta in una chiave USB.
Nel primo caso:
- si lancia nuovamente il programma e-Sign;
- si inserisce nel lettore la firma digitale tipo “smart card” della parte;
- si trascinano i singoli file da firmare nel link “Firma” che appare nel programma e-Sign;
- la parte titolare del certificato di firma vi appone il proprio PIN.
Questa operazione va eseguita tante volte quanti sono i documenti (originale ed allegati) che compongono l’atto informatico.
Questi file firmati avranno una estensione finale .p7m.
Qualora una o più parti, anziché produrre una firma digitale tipo “smart card” consegni al notaio una chiave USB, occorrerà inserire la chiave in una porta USB del computer del notaio ed appena viene visualizzato il contenuto della chiave (operazione che avviene in automatico) si cerca il file con estensione .exe e lo si lancia.
Al termine di tale operazione verrà visualizzata la schermata contenente vari link e fra questi occorrerà scegliere quello indicante la possibilità di sottoscrivere i file.
Si procede quindi con il trascinamento del file da firmare e la parte appone il PIN per sottoscrivere.
La verifica del certificato
Prima di procedere alla apposizione delle successive eventuali firme da parte di altri comparenti è necessario che il notaio proceda a verificare che il certificato utilizzato da ciascuno sia corretto, valido, non risulti sospeso o revocato e che appartenga al soggetto che ha firmato.
Questa verifica, sempre necessaria, va effettuata subito dopo l’apposizione di ogni firma.
A tal fine il notaio dovrà trascinare i vari file firmati dal comparente che si recuperano dalla apposita cartella sul desktop e aventi estensione “.p7m” sul link di e-Sign (già aperto sul Desktop) con la scritta “Verifica”.
Il programma esamina il certificato apposto e riporta un elenco di informazioni che vanno visualizzate (tipo: “La firma è valida”; “Il certificato ha validità legale”, “Il certificato è attendibile” etc…) e che, ove coerente con la normativa e non sia scaduto, riporta un segno verde nei singoli riquadri.
Fare dunque attenzione che risultino spuntate in verde tutte le voci e che sia anche spuntata la voce “Il certificato ha validità legale”. Ciò significa che si tratta di una firma idonea per la sottoscrizione dell’atto notarile e che non si tratta di un certificato elettronico semplice.
Questa verifica va ripetuta per ogni successiva sottoscrizione effettuata da ciascun contraente.
Le firme successive alla prima
Qualora si utilizzi il software di firma e-Sign per l’apposizione delle firme successive alla prima, si può procedere come segue.
Al termine di ogni verifica di firma, effettuata tramite il link “Verifica” aperto per il controllo, senza uscire da “Verifica” si clicca il link in alto a destra il primo link “Aggiungi firma”.
Si procede a questo punto esattamente come per la prima firma, ma in questo caso non occorre trascinare nessun file in quanto il file da firmare risulta già automaticamente selezionato e corrisponde a quello aperto per la verifica della firma.
Per ogni successiva sottoscrizione si ripete la fase di verifica.
La firma del notaio
Completate le firme ed i controlli in relazione a tutte le parti dell’atto, viene apposta la firma digitale del notaio.
Si trascina ciascun file (uno per volta!) contenente le firme digitali di tutte le parti ed avente una unica estensione “.p7m”, nel programma e-Sign nel link “Firma” (il primo che appare sulla sinistra) e si firma digitalmente in modo normale.
Ne esce (per ciascun documento firmato) un nuovo file con doppia estensione “.p7m.p7m”.
A questo punto l’atto è chiuso.
Il documento informatico autentico è perfezionato.
Occorre quindi mettere l’atto a repertorio (cartaceo), facendo attenzione di inserire nella colonna “osservazioni” che si tratta di un atto pubblico informatico.
Verificare che nella cartella che era stata posta sul Desktop del computer del notaio ci siano i nuovi file riguardanti sia il documento che i vari allegati, tutti con la doppia estensione “.p7m.p7m”.
Archiviazione a norma
Una volta formato l’atto pubblico notarile è necessario procedere alla sua archiviazione a norma, in quanto evidentemente questa tipologia di atto è formata solo informaticamente e quindi l’originale non può essere rilegato nei libri come previsto per gli atti a raccolta cartacei.
L’atto va pertanto spedito conformemente alla disciplina notarile come modificata a seguito dell’introduzione dell’atto pubblico informatico.
Occorre dunque:
- aprire la piattaforma intranet Rete Unitaria del Notariato, con le credenziali del notaio e cliccare il link “Sistema di Conservazione atti notarili” oppure cercarlo digitando sulla lente di ricerca “Conservazione” e poi il sotto link “Sistema di Conservazione atti notarili”;
- cliccare a sinistra nel riquadro “Strumenti”: “Procedura unica conservazione”;
- selezionare “Una raccolta selezionata”;
- selezionare la voce: “Carica un file” e il link “File” e caricare tutti i file che si trovano nella cartella sul Desktop e che risultano quelli con estensione “.p7m.p7m”;
- una volta caricati tutti i file si seleziona l’ultima voce “Crea fascicolo” e si compilano tutte le informazioni richieste nei singoli campi;
- al termine selezionare “Salva”;
- si controlla che tutto sia andato a buon fine entrando nel link “Gestione fascicoli” e volendo si verificano i “Dettagli”. Qui si può controllare l’intero invio con l’atto e allegati.
Al momento della registrazione dell’atto occorre rientrare nel sistema di conservazione, aprire la pratica come sopra inviata e riportare nella voce annotazioni gli estremi di registrazione.
