Per meglio comprendere le modalità di utilizzo e le funzionalità della app NotaioID, messa a disposizione da Notartel per il notariato italiano, è necessario comprendere lo scenario all’interno del quale tale applicazione è stata pensata e sviluppata.
Il panorama giuridico
L’articolo 29 della legge 53/2021, detta anche “Legge di delegazione europea 2019/2020”, prevede , al primo comma, che: “Nell’esercizio della delega per l’attuazione della direttiva (UE) 2019/1151 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 20 giugno 2019, il Governo osserva, oltre ai princìpi e criteri direttivi generali di cui all’articolo 32 della legge n. 234 del 2012, anche i seguenti criteri direttivi specifici: prevedere che la costituzione online sia relativa alla società a responsabilità limitata e alla società a responsabilità limitata semplificata con sede in Italia, con capitale versato mediante conferimenti in denaro, e sia stipulata, anche in presenza di un modello standard di statuto, con atto pubblico formato mediante l’utilizzo di una piattaforma che consenta la videoconferenza e la sottoscrizione dell’atto con firma elettronica riconosciuta.”
Il d.lgs. 183/2021, che definitivamente recepisce il contenuto della direttiva europea 2019/1151 prevede all’articolo 2, che “Gli atti di cui al primo periodo (atti costitutivi delle società a responsabilità limitata e delle società a responsabilità limitata semplificata aventi sede in Italia e con capitale versato mediante conferimenti in denaro) sono ricevuti mediante l’utilizzo di una piattaforma telematica predisposta e gestita dal Consiglio nazionale del notariato.” […] La piattaforma di cui al comma 1 consente l'accertamento dell’identità, la verifica dell'apposizione, da parte di chi ne è titolare, della firma digitale prevista dal decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, o di altro tipo di firma elettronica qualificata ai sensi del regolamento (UE) 910/2014 del 23 luglio 2014 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 23 luglio 2014, la verifica e l'attestazione della validità dei certificati di firma utilizzati nonché' la percezione di ciò che accade alle parti collegate in videoconferenza nel momento in cui manifestano la loro volontà. A tal fine, la piattaforma utilizza mezzi di identificazione elettronica aventi un livello di garanzia pari a quello previsto dall'articolo 8, paragrafo 2, lettera b) o lettera c), del regolamento (UE) 910/2014, e assicura il collegamento continuo con le parti in videoconferenza, la visualizzazione dell'atto da sottoscrivere, l'apposizione della sottoscrizione elettronica da parte di tutti i firmatari, la conservazione dell'atto mediante collegamento con la struttura di cui all'articolo 62-bis della legge 16 febbraio 1913, n. 89, ed il tracciamento di ogni attività.”
La PNI (Piattaforma del Notariato Italiano), ai sensi della norma sopra riportata, “consente l'accertamento dell’identità” nonché “utilizza mezzi di identificazione elettronica aventi un livello di garanzia pari a quello previsto dall'articolo 8, paragrafo 2, lettera b) o lettera c), del regolamento (UE) 910/2014”.
Il Regolamento, conosciuto anche come “Regolamento sull’identità digitale”, ha l’obiettivo di fornire una base normativa a livello comunitario per i servizi fiduciari e i mezzi di identificazione elettronica degli stati membri.
Ai sensi di tale regolamento, si precisa che gli strumenti di identificazione a distanza ammessi sono solamente il Passaporto Elettronico e la Carta di Identità Elettronico, mentre SPID non è strumento attualmente ammesso in quanto non dotato dei requisiti biometrici richiesti dalla legge ai fini dell’accertamento della identità personale.
Le funzionalità per l’utente
Al fine di consentire la acquisizione delle informazioni legate al documento elettronico (CIE o passaporto), è stata realizzata la app NotaioID, disponibile per i sistemi operativi Android e iOS, che consente altresì la trasmissibilità delle informazioni acquisite dalla app direttamente verso la PNI.
L’app nasce con la finalità di sfruttare la tecnologia NFC (Near Field Communication), già molto utilizzata con nel settore dei pagamenti e accessi (bancomat, carte di credito, smartwatch, tra gli altri).
Il chip NFC contenuto all’interno dei documenti elettronici, infatti, è dotato di tutta una serie di specifiche e di informazioni, inserite da parte della competente autorità emittente, che garantiscono, tra l’altro, la autenticità e la validità del documento emesso.
Vediamo quali sono le funzionalità dell’app dal lato utente.
L’app utilizza il chip NFC dello smartphone utilizzato e, entrando in contatto con il chip NFC del documento elettronico, acquisisce le informazioni del documento, ai fini della sua trasmissibilità alla piattaforma.
Per evitare abusi nella utilizzazione dell’applicazione, ed evitare pertanto che le informazioni siano acquisite dalla app senza il consenso dell’utente, l’app si avvia su una schermata che richiede una interazione cosciente tra documento e smartphone, e che pertanto conferma la volontà di trasmissione delle informazioni alla app.
L’interazione avviene attraverso due modalità: la prima attraverso una scansione del documento (tramite la fotocamera dello smartphone) e la seconda attraverso inserimento manuale di dati.
Nel primo caso è inquadrato il lato posteriore della CIE o la facciata con i dati personali dell’utente nel caso di utilizzazione del passaporto elettronico. Si ricorda che i documenti di riconoscimento in oggetto sono stati realizzati con materiali estremamente riflettenti, pertanto è necessario assicurarsi che non vi siano riflessi di luce tali da inficiare l’acquisizione delle informazioni da parte della telecamera.
Nel secondo caso (ove non fosse possibile acquisire i dati attraverso la fotocamera) è possibile inserire manualmente il numero del documento, la data di scadenza del documento e la data di nascita dell’utente.
Una volta acquisiti i dati del documento (mediante fotocamera o inserimento manuale) la app richiede all’utente di avvicinare il documento al proprio smartphone, per consentire l’acquisizione delle informazioni. Il chip NFC dello smartphone è normalmente collocato nei pressi dell’antenna del telefono o della fotocamera. Potrebbero essere necessari alcuni tentativi per comprendere l’esatta collocazione del chip.
L’app mostrerà, per pochi secondi, una schemata di acquisizione dati, per poi mostrare, a modalità di elenco, la fotografia, i dati personali, e i dati del documento dell’utente, nonché il flag (spunta verde o rossa) relativa alla validità del documento verificato.
In fondo alla schermata è inoltre attivata la possibilità denominata “Invia i tuoi dati”. Come sopra accennato, la app NotaioID consente la trasmissione delle informazioni reperite direttamente sulla piattaforma del notariato italiano. Alla selezione di tale voce, si apre la schermata per l’inserimento di un codice di sei cifre. Ma dove si trova tale codice?
Le funzionalità per il notaio
Il notaio accede a PNI attraverso le proprie credenziali ed entra nella propria sezione della piattaforma.
Nella scheda “Comparenti” il notaio potrà scegliere la voce “Nuovo comparente”.
Nella colonna a destra della schermata, sotto la voce “Compilazione automatica”, con indicazione di un codice univoco, di sei cifre. Tale codice potrà essere comunicato all’utente (cliente) al fine di acquisire i dati relativi al documento di riconoscimento già ricevuti dalla app NotaioID.
Il codice comunicato è un codice assolutamente univoco, che viene rigenerato ogni volta che viene aperta una nuova scheda anagrafica. Proprio in virtù di tale univocità del codice, la app NotaioID è in grado di trasmettere al solo notaio che ha aperto la scheda di anagrafica tutte le informazioni, che in modo automatico saranno acquisite all’interno della piattaforma.
Si noti una importante precisazione, relativa alla acquisizione dei dati (anche ai fini del trattamento degli stessi per la normativa antiriciclaggio): qualora sia utilizzato un passaporto elettronico, saranno acquisiti tutti i dati anagrafici a eccezione del codice fiscale, che pertanto dovrà essere inserito manualmente, tramite esibizione del relativo documento.
NotaioID semplifica e rende pertanto sicura l’acquisizione e la trasmissione dei documenti elettronici (CIE e passaporto elettronico) nel pieno rispetto delle linee guida AGID.
Tale procedimento costituisce certamente una agevolazione per il notaio, che potrà dimostrare, mediante tale acquisizione, di aver adottato procedure verificate e messe a disposizione dal Consiglio Nazionale del Notariato all’interno del più ampio procedimento di identificazione (e acquisizione della certezza dell’identità personale) del comparente da parte del notaio.
Tutto questo, in ogni caso, non sostituisce l’attività del notaio in relazione all’acquisizione della certezza dell’identità del richiedente, certezza che non è fondata sulla trasmissione dati come sopra descritta.
In sintesi, NotaioID è una applicazione che consente (e non obbliga), alla luce della normativa sopra indicata, di acquisire dati personali utilizzando mezzi di identificazione elettronica, e il cui utilizzo è elemento a fondamento della diligenza professionale operata dal notaio ai fini della normativa attualmente in vigore.
